Die Produktionsvorbereitung ist organisatorisch die wichtigste Phase bei der Entstehung eines Films. Nun werden in einem Zeitraum von wenigen Wochen tagtäglich Dutzende von künstlerischen und technischen, wie auch personellen und organisatorischen Entscheidungen getroffen, mit denen die zentralen Weichen für die nachfolgenden Dreharbeiten gestellt werden. Darum weiß der schlaue oder erfahrene Produzent, dass jeder Euro, den er in eine gute Vorbereitung investiert, sich hinterher beim Dreh hundertfach wieder auszahlen wird, getreu dem Grundsatz: Es kostet viel mehr Geld, einen Fehler zu reparieren, als ihn durch sorgfältige Planung zu vermeiden.
Wenn z.B. bei einer großen Produktion mehr als 60 Fahrzeuge (Trailer für Schauspieler, Transporter, PKWs,...) involviert sind, die dirket nach dem Dreh von einem Drehort zum anderen fahren müssen und dies innerhalb von drei Stunden in einer Großstadt erledigt sein muss, so benötigt dies einen perfekten Logistikplan, der detailliert enthält, in welcher Reihenfolge losgefahren wird und wer wo wann parkt.

Mit seinem Greenlight zur Vorbereitung der Dreharbeiten übergibt der Produzent die Durchführung der Produktion an seine beiden wichtigsten Mitarbeiter, den Regisseur und den Herstellungsleiter seines Films. Der Regisseur trägt von nun an die Verantwortung für die gesamte künstlerische Gestaltung, der Herstellungsleiter für deren organisatorische Umsetzung. Der Regisseur äußert seine Wünsche für die Department Heads wie Kameramann, Ausstatter, Cutter; oft sind diese Wünsche auch Bestandteil seines Vertrags. Der Herstellungsleiter stellt die Filmcrew zusammen, mit der sie ins Rennen gehen werden. In allen künstlerischen wie produktionstechnischen Sparten des Films sind sie neben den Leitern der Abteilungen, den Department Heads, mit ihrer Mannschaft für den jeweiligen Teilbereich der Filmherstellung verantwortlich. Assistiert von ihren engsten Mitarbeitern, dem 1. Regieassistenten und dem Produktionsleiter, erarbeiten sie mit diesen Spezialisten den künstlerischen sowie den organisatorischen Rahmen der Produktion.

Hierzu erläutert der Regisseur zunächst in ausführlichen Gesprächen seine Vision der Umsetzung jeder einzelnen Szene des Drehbuchs, bis hinein in die kleinsten Details eines Blumendekors auf dem Nachttisch oder einer Kameraposition auf dem Dach eines Hochhauses. Diese umfangreichen Regieanweisungen werden vom 1. Regieassistenten sorgfältigst in Dutzenden von Listen erfasst, organisiert und schließlich mit dem Produktionsleiter berechnet. Anhand dieser Vorgaben erstellt der 1. Regieassistent dann den konkreten Drehplan des Films, während der Produktionsleiter die Kalkulation immer weiter präzisiert. In steter Koordination und Kooperation miteinander entwickeln sie daraus die konkreten Arbeitsgrundlagen für alle weiteren Abteilungen des Filmteams.