Eine Filmkalkulation beinhaltet nicht nur die Kosten der Dreharbeiten, sondern auch eine Aufstellung sämtlicher Aufwendungen - von der ersten Idee bis zur Ablieferung des fertigen Films. In Hunderten, ja manchmal Tausenden von Einzelpositionen werden hier alle Kosten vorausberechnet, vom aufwendigen Helikoptereinsatz bei der Verfolgungsjagd bis zum Brautstrauß für die Hochzeitsszene und die Kopierkosten im Produktionsbüro.

Auch das benötigte Filmmaterial wird kalkuliert: Bei großen Produktionen kommen schon mal bis zu 70 Kilometer Film zusammen, die mit entsprechend erheblichen Materialkosten zu Buche schlagen können. Diese Kostenposition wird sich auch so schnell nicht ändern, denn man rechnet noch mit etwa fünf bis zehn Jahren, bis sich in allen Kinos die Digitalisierung durchgesetzt hat und man auf das kostenintensive Filmmaterial verzichten kann.

Auch sämtliche Nebenkosten wie Sozialabgaben für jedes Teammitglied und die Schauspielstars sowie Kosten für deren Transport, Unterbringung und Verpflegung müssen mit berücksichtigt werden. Die Reisekosten sind je nach Berühmtheit des Stars zu kalkulieren: Ein Jungstar oder ein lediglich gut bekannter Schauspieler wird im Flugzeug mit einem Platz in der ersten Klasse auskommen, ein mittlerer Star wird beanspruchen, dass für ihn die gesamte erste Klasse gebucht wird - und bei Topstars muss ein eigener Jet bereitstehen. Um zum Beispiel für die Marvel-Comic-Verfilmung „The Punisher“ für John Travolta Kosten zu sparen, wurde der Drehort kurzerhand nach Florida unweit des Wohnorts von John gelegt. Dort musste zwar mehr für das Produktionsteam ausgegeben werden, aber die Reise- und Drehkostenersparnis für John Travolta konnten dies deutlich überkompensieren, da er immer selbst mit seiner eigenen großen Maschine - einer Boing 707 - fliegen möchte.

Die möglichst penible Erfassung aller einzelnen Kostenfaktoren aus jeder Abteilung ist die vordringlichste Aufgabe des Produktionsleiters. Auf ihrer Grundlage erstellt er für seinen Herstellungsleiter die Kalkulation des gesamten Films, für deren Einhaltung er im Verlauf der Produktion auch zuständig ist.

Jede Kalkulation ist unterteilt in die vier großen Kostenblöcke einer Filmproduktion:
1.) Vorbereitung und Rechte
2.) Dreharbeiten
3.) Nachbearbeitung
4.) übergreifenden Allgemeinkosten wie Versicherungen, Finanzierungskosten und die Überschreitungsreserve, einem branchenüblichen Sicherheitspolster von bis zu 10 Prozent der gesamten Produktionskosten, das für unvorhersehbare Ereignisse regelmäßig mit einkalkuliert wird. Innerhalb dieser Blöcke sind die Kosten der einzelnen Abteilungen aufgelistet, die in diesen Produktionsphasen zum Einsatz kommen, sei es der Autor in der Vorbereitung, die Abteilung Kamera und Licht während des Drehs oder die Musik und der Schnitt in der Nachbearbeitung.

Auf dem Deckblatt der Kalkulation sind all diese einzelnen Positionen in ihren Abteilungen zusammengefasst und geben dadurch dem Produzenten einen schnellen Überblick, für welches Budget dieser Film zu produzieren ist und in welchen Bereichen er bestimmte Kosten erfordert. Dieses Top-Sheet besteht aus zwei Seiten, wohingegen ein vollständiges und ausführliches Budget durchaus bis zu 120 Seiten umfassen kann.

Zusätzlich unterscheidet man bei internationalen Produktionen zwischen einem Above-the-line- und Below-the-Line-Budget eines Films. Dabei versteht man unter „below the line“ die reinen Produktionskosten, während unter der Rubrik „above the line“ die Gagen für die zentralen kreativen wie unternehmerischen Köpfe des Films zusammengefasst werden.

Dies sind der Autor, der Regisseur, die Stars und die verschiedenen Produzenten, die auch mit Titeln wie Executive Producer, Associate Producer, Coproducer und anderen für ihren Beitrag zur Finanzierung oder auch für die Unterstützung beim Packaging belohnt und dementsprechend entlohnt werden.

Der Grund für diese Unterscheidung der Budgetblöcke ist ein ganz praktischer. Während sich die einmal ermittelten Below-the-line-Kosten der reinen Herstellung eines Films nicht mehr wesentlich verändern und mit ihrer Summe quasi die Basis der Kalkulation bilden, können sich bei den Above-the-line-Kosten allein durch die Verpflichtung eines großen Stars oder die Hinzuziehung eines weiteren Starautors blitzschnell Veränderungen in Höhe von mehreren Millionen Dollar ergeben, deren Rentabilität der Produzent von Fall zu Fall anhand der Verwertungsmöglichkeiten seines Films überprüfen muss.